Conseil d'administration

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Élu par l’assemblée générale des membres, le conseil d’administration de la coopérative a pour tâche essentielle de sauvegarder les intérêts des membres qu’il représente. Il administre les affaires de la coopérative et voit à ce que son fonctionnement général respecte les règles et orientations établies par l’assemblée générale.

La composition du conseil

Le conseil est composé de sept administratrices et administrateurs élu(e)s à l’assemblée annuelle par les membres présents. Le mandat des administrateurs est de deux ans. Le principe de rotation est le suivant : les années impaires, quatre administrateurs sont sortants, les années paires, trois administrateurs sont sortants. Les postes se répartissent ainsi : présidence, vice-présidence, secrétariat, trésorerie, et trois conseillers et conseillères.

Le fonctionnement du conseil

Le conseil d’administration se réunit sur convocation de la présidente ou du président ou de deux administratrices ou administrateurs. La majorité (50% plus un) des administrateurs constitue le quorum. Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées. En cas d’égalité, la présidente ou le président de la réunion a une voix prépondérante.

Les administratrices et administrateurs n’ont pas le droit de recevoir de salaire pour leur charge d’administrateur. Elles et ils ont cependant le droit de recevoir une compensation monétaire pour les frais encourus dans l’exercice de leur fonction. À titre d’exemple, les frais de déplacement pour représenter la coopérative sont des dépenses admissibles.

Les administrateurs sont considérés comme les mandataires de la coopérative. Ils doivent agir conformément au Code civil du Québec (L.R.Q., article 80 à 106.1).

Une administratrice ou un administrateur peut être révoqué(e) par une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin. L’administrateur en cause doit être informé des motifs invoqués et de la tenue de l’assemblée. Il peut y prendre la parole. Selon les principes de droits corporatifs, il faut un motif sérieux pour révoquer un administrateur.

Une administratrice ou un administrateur qui est en conflit d’intérêts doit le divulguer et s’abstenir de voter sur toute mesure se rapportant à cette situation. Un conflit d’intérêts survient lorsqu’une administratrice ou un administrateur est à la fois juge et partie à une décision.

Les devoirs du conseil

La loi sur les coopératives (article 90) impose les devoirs suivants au conseil d’administration :

assurer la coopérative contre les risques de détournement de la part de ses dirigeants, préposés ou employés, d’incendie et de vol, et en matière de responsabilités publique et patronale;
désigner les personnes autorisées à signer au nom de la coopérative tout contrat ou autre document;
lors de l’assemblée annuelle, rendre compte de son mandat et présenter le rapport annuel;
faciliter le travail de la vérificatrice ou du vérificateur;
encourager l’éducation coopérative des membres, dirigeants et employés de la coopérative;
favoriser la coopération entre les membres et la coopérative, et entre les coopératives;
fournir au ministre, si ce dernier en fait la demande, une copie des règlements ainsi que les renseignements et documents qu’il pourrait requérir relativement à l’application de la présente loi.

Les pouvoirs et responsabilités du conseil d’administration

L’article 89 du Code civil confère au conseil d’administration un pouvoir général d’administration. Selon cet article, le conseil d’administration peut exercer tout pouvoir que possède la corporation, sans autorisation préalable, sauf ceux pour lesquels les règlements exigeront une autorisation spécifique de l’assemblée générale et sauf le pouvoir de nantir, d’hypothéquer ou de donner en garantie les biens de la coopérative par ses membres. La loi prévoit, en effet, qu’une autorisation doit être donnée par un règlement adopté à une assemblée générale à la majorité des deux tiers des voix pour l’exercice de ces pouvoirs.

La loi attribue certains pouvoirs exclusifs au conseil d’administration :

remboursement des parts (art. 38);
admission des membres (art. 51);
exclusion ou suspension des membres (art. 57);
remplacement d’administrateurs démissionnaires (art. 85);
engagement d’un gérant si le règlement le permet (art. 90);
nomination des dirigeants (arts. 113, 116);
préparation du rapport annuel (art. 132);
approbation des états financiers (art. 133);
remplacement du vérificateur en cas de vacance (art. 136);
recommandation quant à l’attribution des ristournes (art. 143);
résolution d’adhésion à une fédération, devant être ratifiée par l’assemblée générale (art. 229).

L’assemblée générale, même au nom de sa souveraineté, ne peut s’ingérer dans les pouvoirs du conseil d’administration et encore moins les membres sur une base individuelle.

Lorsque le conseil d’administration ne tient pas compte des désirs exprimés par les membres et lorsque les membres ne sont pas satisfaits de la façon dont leur coopérative est administrée, ils peuvent, au moyen d’une assemblée spéciale convoquée à cette fin, si tel est le vœu de la majorité d’entre eux présents à cette assemblée, révoquer le mandat d’un administrateur ou de plusieurs administrateurs et les remplacer pour la durée non écoulée de leur mandat. Dans ce cas, la procédure de révocation est la même que pour suspension ou l’exclusion d’un membre.

Par ailleurs, les administratrices et administrateurs, de façon générale, n’ont pas à intervenir individuellement dans la gestion de la coopérative.

Elles et ils exercent leurs pouvoirs lorsqu’ils siègent en réunion du conseil d’administration. Elles et ils doivent respecter les limites des pouvoirs qui leur sont conférés par la Loi et les règlements de la coopérative. L’administratrice ou l’administrateur n’a personnellement aucun pouvoir de lier la coopérative, sauf s’il y est expressément autorisé (mandat particulier, autorisation de signature). Les règlements peuvent toutefois prévoir des devoirs spécifiques pour les dirigeantes et dirigeants.

Les fonctions du conseil d’administration

La fonction décisionnelle

Le conseil d’administration d’une coopérative d’habitation est élu par les membres. Il a pour mandat de planifier et de coordonner la gestion de la coopérative tout en respectant les politiques qui la régissent.

Pour s’acquitter efficacement de sa fonction décisionnelle, le conseil doit éviter de s’attarder à la gestion du quotidien et aux décisions d’ordre pratique qui incombent plutôt à des comités, des bénévoles ou des salariés à qui on a délégué ces responsabilités. Si le conseil dévie de son rôle essentiel de planification et de coordination de l’administration générale, la coopérative souffrira d’un manque de leadership et de direction.

Même lorsque le conseil a plein pouvoir décisionnel, il doit s’assurer que la prise de décision résulte d’un processus ouvert et propre à la collaboration.

Pour prendre ces décisions, le conseil se réfère :

aux principes coopératifs;
à la Loi sur les coopératives;
à la Loi de la Régie du logement;
aux règlements et politiques de la coopérative;
aux résolutions de l’assemblée générale.

La fonction consultante

Le conseil reçoit de l’information et des propositions provenant de plusieurs sources à l’intérieur de la coopérative. Il doit canaliser information et conseils vers les membres, les comités et le personnel. Il a une fonction consultative au sujet :

de problèmes d’organisation et de leur éventuelle résolution (délégation, encadrement des responsables de comités, prévention et résolution des problèmes) ;
de la structure démocratique et de la façon dont chaque membre peut s’y impliquer activement (organigramme, liste des compétences des membres)
des domaines où des règlements ou politiques devraient être adoptés (ou amendés) de la raison pour laquelle on recommande une approche particulière (évaluation périodique et bilan annuel) ;
des changements dans les procédures adoptées par le conseil pour guider les opérations de la coopérative (demande de rapports, modification d’une procédure).

Dans le cadre de sa fonction consultative, le conseil doit s’assurer que les membres, les comités et le personnel ont la formation et les aptitudes nécessaires à la prise de décision.

La fonction administrative

Cette fonction du conseil implique qu’il sache composer avec divers intérêts et exigences afin de mieux servir les intérêts à long terme de la coopérative. En ce sens, le conseil :

représente la coopérative pour toutes les questions légales;
voit à ce que la coopérative se conforme à toutes les ententes financières pertinentes ainsi qu’à la législation gouvernementale;
s’assure que la coopérative n’excède pas son autorité légale et que ses règlements sont adoptés, amendés et révisés de façon satisfaisante;
assume la responsabilité d’une gestion financière efficace;
supervise et évalue la performance du personnel et des comités de la coopérative;
s’assure que la coopérative s’acquitte de ses obligations d’employeur auprès du personnel;
s’assure que les droits de chaque membre face à la coopérative prise dans son ensemble, soient protégés et promus;
reconnaît que le poste d’administratrice ou d’administrateur repose sur la confiance et la bonne foi.

La fonction de leadership

Pour guider la coopérative dans la poursuite de ses objectifs, le conseil doit faire preuve de leadership. Pour ce faire, le conseil doit :

s’assurer qu’on a élaboré un ensemble d’objectifs précis pour la coopérative;
en consultation avec les membres, fixer des buts à court terme ainsi qu’un échéancier pour atteindre les objectifs;
créer des occasions où les membres pourront partager la fonction de leadership;
établir un esprit coopératif et favoriser une atmosphère communautaire;
adopter une approche de coopération axée sur la résolution de problèmes lorsqu’il s’agit de composer avec des situations conflictuelles.

Les dirigeantes et dirigeants de la Coopérative

C’est le conseil d’administration et non l’assemblée générale qui nomme la présidente ou le président, la vice-présidente ou le vice-président, la ou le secrétaire, la trésorière ou le trésorier. Les personnes qui occupent ces postes sont désignées comme les dirigeantes et dirigeants de la coopérative. Tout comme les administrateurs, les dirigeants de la coopérative sont considérés comme ses mandataires. Par conséquent, les règles du mandat prévues par le Code civil s’appliquent à eux.

Les pouvoirs et devoirs de chacun des dirigeants sont déterminés par le règlement de régie interne de la coopérative. Ce règlement doit être adopté par l’assemblée générale et il ne peut être modifié que par elle.

De façon habituelle, les dirigeantes et dirigeants de coopérative exercent les rôles suivants :

La présidente ou le président

Il lui appartient de présider les assemblées de la coopérative, les réunions du conseil, et de représenter officiellement la coopérative.

La vice-présidente ou le vice-président

En cas d’absence ou d’incapacité de la présidente ou du président, la vice-présidente ou le vice-président la ou le remplace.

La ou le secrétaire

Elle ou il tient les registres de la coopérative, garde les archives, donne les avis requis pour la tenue des assemblées et des réunions du conseil, dresse les procès-verbaux.

La trésorière ou le trésorier

Elle ou il dresse les états financiers, tient les livres et les comptes et pièces justificatives, est responsable de la garde des actifs liquides.